Stabsstelle Forschungsinformationen und Digitales HHU, Forschung und Transfer

Die Stabsstelle übernimmt Unterstützungsaufgaben für das Dezernat Forschung und Transfer. Dies umfasst die Einführung und den Betrieb eines Forschungsinformationssystems (FIS), Forschungsmonitoring, standardisierte Forschungsberichterstattung sowie die fachliche Betreuung der digitalen Infrastruktur des Dezernats und das Projektmanagement dezernatsinterner Digitalisierungsprojekte, wie die Einführung der E-Drittmittelakte.

Projekt: Einführung eines Forschungsinformationssystems (FIS) an der HHU

Projekt: E-Drittmittelakte

Forschungsinformationssystem an der HHU

Informationen zu den Forschungsaktivitäten einer Universität wie Forschungsprojekten und Publikationen werden an vielen Stellen an der Universität gesammelt und verwaltet. Die einzelnen Datenhaltungen stehen häufig unverbunden nebeneinander, so dass viele Informationen für andere Zwecke erneut erhoben werden müssen. In einem Forschungsinformationssystem (FIS) sollen diese Informationen, manchmal auch Metadaten zur Forschung genannt, gebündelt werden, um redundante Datenerhebungen zu vermeiden und diese für mehrere Zwecke (z.B. Berichterstattung und Außendarstellung) zu nutzen. Der Wissenschaftsrat (WR) hat in diesem Zusammenhang einen Standard empfohlen, der einen Satz an Kerndaten und deren Definition vorschlägt, den Wissenschaftsorganisationen in Deutschland für eine einheitliche und konsistente Berichterstattung vorhalten sollen. Die HHU strebt an ihre Forschungsaktivitäten mindestens nach diesem Standard, dem Kerndatensatz Forschung (KDSF), zu berichten.

Mit der Einführung eines Forschungsinformationssytems (FIS) wird die HHU in die Lage versetzt, interne und externe Berichtsanfragen schneller, mit höherer Qualität und geringerem Aufwand aus einem System zu bedienen. Das FIS der HHU wird im Rahmen des Hochschulverbundes CRIS.NRW eingeführt. In seiner ersten Ausbaustufe beinhaltet das FIS Informationen zu Projekten und Drittmitteln, Publikationen, Promotionsprogrammen, Patenten und Ausgründungen, Beschäftigten sowie Organisationseinheiten der HHU. Die an der HHU vorhandenen Forschungsinformationen werden im FIS zusammengeführt und können durch die Wissenschaftler*innen geprüft, ergänzt, verknüpft und genutzt werden. Wesentliche Nutzungsszenarien für die Wissenschaftler*innen sind die Pflege der eigenen Forschungsaktivitäten, die transparente Einsicht in alle zur eigenen Persoen vorgehaltenen Informationen und die Weiterverwendung der Daten für die eigene Außendarstellung.

Projektteam:

Marc Kaulisch - Projektleitung FIS
Nina Groznykh - Projektassistenz FIS
Mohammad Soltani - Technische Administration im ZIM
Katharina Berger - externe Beraterin CRIS.NRW

Funktionalitäten eines FIS im Überblick

Fragen und Antworten

Daten über die Forschungsaktivitäten einer Universität nennen wir Forschungsinformationen, Metadaten zur Forschung oder Forschungsmetadaten. Es geht um Daten, die die Forschungsaktivitäten beschreiben. Beispiele für solche Daten sind Projekttitel, Projektleitung, Organisationseinheit in der das Projekt durchgeführt wird, Fördermittelgeber, Titel der Publikationen, Autor*innen einer Publikation und einige mehr.

Diese Metadaten sind abgegrenzt von Forschungsprimärdaten, die in Forschungsdatenmanagementprozessen (FDM) verarbeitet werden. An der HHU berät das FDM-Team zu Fragen im Umgang mit Forschungsprimärdaten.

Forschungsinformationssysteme (FIS) führen verteilt vorgehaltene Informationen aus Wissenschaft und Verwaltung zusammen und ermöglichen damit eine strukturierte Sicht auf Ausstattung und Forschungsaktivitäten einer Universität und ihrer Organisationseinheiten. Gebaut nach dem Prinzip „einmal erfassen – mehrfach nutzen“ erleichtert das FIS die Berichterstattung innerhalb und außerhalb der Universität und macht die Forschung zugänglicher und transparenter für die Gesellschaft.

Kern des Implementierungsprojekts an der HHU ist es, das FIS in die bestehende Systeminfrastruktur der HHU einzubetten. In Verwaltungsprozessen erfasste Daten sollen im FIS vorhanden sein und möglichst kein zweites Mal von den Wissenschaftler*innen erhoben werden. Die wichtigste Arbeit für das FIS-Team ist daher, Schnittstellen zu vorhandenen administrativen Quellsystemen, insbesondere zu Drittmittelverwaltungssystem, Personalverwaltungssystemen oder Identity Management Systemen, zu nutzen, um dort erfasste Forschungsinformationen in das FIS zu übertragen. Dies soll gewährleisten, dass der Aufwand für die Wissenschaftler*innen so klein wie möglich gehalten wird. Das FIS der HHU soll von allen Mitarbeiter*innen der HHU zur Prüfung, Erfassung, Sammlung und Verknüpfung von Forschungsinformationen genutzt werden können. Das FIS dient im Bereich Forschung und Transfer als Grundlage für Berichte, zur Außendarstellung und zur Weitergabe an das BI-System (Reporting System) der HHU.

Im Ergebnis des Austauschs zwischen Vertretern aus Rektorat, Fakultäten und Verwaltung wurden Ziele zum Umgang mit Forschungsinformationen an der HHU formuliert. Diese Ziele lauten:

Aufbau einer qualitätsgesicherten, standardisierten, KDSF-kompatiblen Datenbasis zur effizienten Beantwortung von Berichtsanfragen im Bereich Forschung (u.a. Berichtsfähigkeit nach KDSF)
Nutzerfreundliche Ausgestaltung der Erfassung, Sammlung, Verknüpfung und Darstellung von Forschungsinformationen durch Integration vorhandener Datenquellen, IT-Systeme oder Workflows
Generierung von Mehrwert für Wissenschaftler*innen durch erleichterten Zugang zu einfach weiterverwendbaren Forschungsinformationen
Unterstützung einer transparenten, datenbasierten, fachspezifischen Planung und Steuerung im Bereich Forschung für die Hochschulleitung, die Fakultäten und Fächer
Nutzung der erfassten Daten zur weitgehend automatisierten, webbasierten Darstellung des Forschungsprofils der HHU, ihrer Fakultäten und Wissenschaftler*innen nach innen und außen

Die Einführung des Forschungsinformationssystems (FIS) erfolgt im Rahmen des Hochschulverbundes CRIS.NRW und als Software wird das HIS eG Produkt HISinOne-RES verwendet.

Der Pilotbetrieb hat im Mai 2024 begonnen. Dieser bezweckt u.a. die Vorbereitung des FIS Produktivsystems, technische Tests, Validierungsaufgaben und Prüfung der Datenqualität. Hier geht es zu den Datenschutzhinweisen zum Pilotbetrieb des FIS an der HHU.

Die Inbetriebnahme des FIS der HHU ist in zwei Ausbaustufen geplant. Zum Jahreswechsel 2025/2026 folgt eine Freischaltung für einen eingeschränkten Kreis an Nutzer*innen und Nutzer. Bis zum Ende des 1. Halbjahres 2026 folgen die campusweite Öffnung des FIS und die Veröffentlichung der Forschungsinformationen in einem neuen Forschungsportal der HHU.

E-Drittmittelakte

Projektleitung

Dr. Lea Kawaletz

Laufzeit des Projekts

Januar 2024 - Dezember 2025

Kurzbeschreibung des Projekts

Von Januar bis Mai 2024 fand eine gemeinsame Vorphase mit den Teilprojekten E-Personalakte und E-Studierendenakte statt, in der die Grundlagen für die E-Drittmittelakte geschaffen wurden. Auf Basis des DH NRW-Projekts E-Drittmittelakte.nrw wird die Lösung in Zusammenarbeit mit der Firma d.velop an der Heinrich-Heine-Universität angepasst und implementiert. Ziel ist die Einführung einer digitalen Aktenverwaltung für Drittmittel-, Schutzrechts- und Vertragsakten. Dabei wird die Lösung in die an der HHU bestehende Systemlandschaft integriert, insbesondere in das Fachverfahren MACH für die Finanzverwaltung sowie in das Forschungsinformationssystem (FIS).

Projektziele

Einführung einer digitalen Aktenverwaltung für Drittmittel-, Schutzrechts- und Vertragsakten
Migration bestehender digitaler Akten in das neue System
Entwicklung eines Scankonzepts und Digitalisierung von Bestandsakten in Papierform
Anbindung an das Finanz-Fachverfahren MACH sowie an das Forschungsinformationssystem (FIS)